Política sobre solicitudes de autoridades públicas

1. Objetivo y alcance

Esta política se aplica a toda solicitud de datos personales o información de usuarios que Nexo Labs SpA reciba de tribunales, fiscalías, policías, organismos reguladores, entidades administrativas u otras autoridades públicas, chilenas o extranjeras.

Es obligatoria para el personal y los proveedores que actúan en nombre de Nexo Labs y tienen acceso a datos. Cuando Nexo Labs actúe como encargado de tratamiento, procurará remitir la solicitud al cliente responsable, salvo que la ley aplicable prohíba hacerlo o exija una respuesta directa.

2. Cuatro controles obligatorios

• Revisión legal obligatoria: verificamos identidad y competencia de la autoridad, jurisdicción, fundamento jurídico, forma, firma, alcance, periodo y carácter vinculante antes de revelar datos.
• Impugnación de solicitudes inválidas: pedimos aclaración, objetamos, rechazamos o impugnamos solicitudes ilegales, defectuosas, excesivas, desproporcionadas o incompatibles con los derechos de las personas, cuando exista una base razonable para hacerlo.
• Minimización: buscamos y revelamos únicamente los datos estrictamente cubiertos por una solicitud válida, aplicando filtros, rangos de fecha, separación técnica y tachado de información ajena cuando corresponda.
• Documentación: registramos la solicitud, su fundamento, el análisis, las decisiones, cualquier objeción, los datos entregados, el medio de respuesta y la justificación legal, con acceso restringido.

Nexo Labs no entrega acceso informal, indiscriminado o voluntario a datos. Una consulta, llamada o correo sin autoridad legal suficiente no reemplaza el procedimiento.

3. Recepción y requisitos mínimos

El canal para solicitudes oficiales es admin@nxlabs.cl. La comunicación debe identificar a la autoridad y al funcionario responsable, indicar un medio verificable de contacto, citar la norma o resolución que sustenta la solicitud, describir las categorías de datos y personas afectadas, precisar el periodo solicitado y adjuntar la firma, orden o autorización exigible.

Recibir una solicitud no significa aceptarla. Nexo Labs verifica su autenticidad por un canal independiente antes de realizar cualquier divulgación.

4. Revisión, objeción e impugnación

La persona responsable del caso analiza la solicitud antes de cualquier búsqueda o entrega y solicita apoyo jurídico cuando exista duda sobre validez, jurisdicción, secreto, conflicto de leyes, alcance o impacto en derechos fundamentales.

Nexo Labs puede exigir que la autoridad corrija defectos, reduzca el alcance o use el mecanismo jurídico apropiado. Si la solicitud no es obligatoria o no cumple la ley aplicable, no se entregarán datos. Cuando una prohibición de notificar sea excesiva o indefinida, procuraremos su revisión o limitación si existe una vía razonable.

5. Búsqueda y entrega mínima

Una vez validada la solicitud, personal autorizado traduce su alcance a criterios técnicos precisos. Se excluyen datos de otras personas, periodos no solicitados, campos no pertinentes y contenido que esté protegido por secreto o privilegio. Una segunda revisión comprueba el conjunto antes de su entrega cuando la sensibilidad del caso lo justifique.

La respuesta se envía mediante un canal seguro y verificable. Nexo Labs no proporciona llaves maestras, accesos permanentes ni mecanismos que permitan obtener datos futuros fuera del alcance autorizado.

6. Registro y rendición de cuentas

Cada caso mantiene un registro restringido con fecha de recepción, identidad de la autoridad, base jurídica, alcance, verificaciones, evaluación, decisiones, impugnaciones, aprobaciones, datos revelados o razón del rechazo, fecha de respuesta y restricciones de notificación.

Los registros se conservan solo durante el tiempo exigido por la ley, la seguridad, la auditoría o la defensa de derechos. El acceso se limita a quienes necesitan intervenir en el caso.

7. Información a la persona afectada

Cuando la ley lo permita, procuramos avisar a la persona afectada antes de revelar información para que pueda ejercer sus derechos. Podemos retrasar la notificación si existe una prohibición legal válida o un riesgo documentado para una investigación, para otra persona o para la seguridad. La notificaremos cuando la restricción deje de ser aplicable, salvo impedimento legal.

8. Preservación y emergencias

Una solicitud válida de preservación evita la eliminación de datos existentes durante el periodo legal correspondiente, pero no autoriza por sí sola a entregarlos.

En una emergencia con riesgo creíble e inminente de muerte o daño físico grave, Nexo Labs podrá evaluar una divulgación voluntaria únicamente si la ley la permite. La entrega se limita a lo indispensable, se verifica la identidad de quien solicita y el caso se documenta y revisa posteriormente.

9. Transparencia y actualización

Nexo Labs puede publicar información agregada sobre solicitudes cuando hacerlo sea legal, útil y no comprometa investigaciones ni derechos de terceros.

Revisaremos esta política cuando cambien la normativa o nuestras operaciones. Las dudas sobre el procedimiento pueden dirigirse a admin@nxlabs.cl.